Waaruit bestaat een digitale werkplek?

Een digitale werkplek is een online IT-omgeving die medewerkers en bedrijfsprocessen samenbrengt om te komen tot optimale communicatie, samenwerking en productiviteit. De digitale werkplek omvat de technologische infrastructuur, de werkcultuur en - niet onbelangrijk - de overgang naar een virtuele werkomgeving.

• Technologische infrastructuur

De technologische infrastructuur omvat elementen als data, processen, content, applicaties, analyses, gebruikersbeheer en beveiliging. Samen maken deze functies werken op afstand en realtime samenwerking mogelijk. Bovendien dragen ze bij aan consistent en veilig gegevensbeheer.

Infrastructure as a Service (IaaS)

• Werkcultuur

Digitale werkplekken bevorderen een cultuur die gericht is op flexibiliteit, zelfsturing en continu leren. Dit biedt medewerkers meer autonomie om hun werk zelfstandig te organiseren en daadkrachtig hun doelen te realiseren.

• Transitie

Met een digitale werkplek verliest het fysieke kantoor zijn rol als primair werkcentrum. De virtuele ruimte staat voor veel medewerkers centraal in de werkervaring. Dat vereist van zowel medewerkers als werkgevers een hoge mate van digitale vaardigheid en flexibiliteit. Het creëren van een goede mindset om deze transitie te laten slagen is essentieel.

Welke kernfuncties heeft een digitale werkplek?

• Remote werken

De digitale werkplek maakt werken op afstand flexibeler en effectiever. Door de integratie van technologieën, samenwerkingsplatforms en cloudoplossingen kunnen medewerkers overal hun werk doen. Met cyberbeveiliging beschermt de digitale werkplek ook gevoelige informatie en privacy.

• Communicatie en samenwerking

De digitale werkplek biedt cloud-gebaseerde platforms met toegang tot bijvoorbeeld instant messaging, videoconferenties en sociale netwerken. Teamleden kunnen in realtime aan documenten werken en projecten beheren. Zo kunnen teams, ongeacht hun locatie, als één geheel opereren en gezamenlijke doelen nastreven.

• Automatisering

In de digitale werkplek kunnen routinetaken, zoals het plannen van vergaderingen en het beheren van workflows, worden uitgevoerd door software. Door geïntegreerde automatisering neemt de efficiëntie toe en krijgen medewerkers meer ruimte om zich op strategische en creatieve taken te richten.

• Flexibiliteit onderweg

Digitale werkplekken ondersteunen mobiele medewerkers, zoals field engineers of ambulante zorgverleners. Via een digitale werkplek hebben zij direct toegang tot benodigde informatie en kunnen zij hun werkorders bijwerken via hun laptop, tablet, mobiel of ander apparaat.

Welke typen digitale werkplekken zijn er?

Welk type digitale werkplek is het meest geschikt? Dat hangt af van de functie van de werkplek en de schaal en complexiteit van de organisatie.

Verschillende functies

• Volledig op afstand

Het succes van volledig digitale werkplekken op afstand is sterk afhankelijk van digitale communicatietools en samenwerkingsplatforms. Daarbij zijn de performance van core-applicaties en veilige toegang tot betrouwbare data cruciaal.

• Hybride

Een hybride werkplek combineert werken op afstand met werk op kantoor. Dit model is populair bij organisaties die flexibiliteit willen bieden maar ook fysieke ruimtes willen houden voor persoonlijke interactie en vergaderingen of andere bijeenkomsten.

Schaal en complexiteit

• Startups

Startups kiezen vaak voor digitale werkplekken vanwege de flexibiliteit en de beheersbare kosten. Ze kunnen profiteren van de schaalbaarheid en flexibiliteit van digitale tools, waardoor ze snel kunnen groeien en zich kunnen aanpassen.

• MKB

Voor het MKB bieden digitale werkplekken de mogelijkheid om makkelijker flexibele te blijven en met grotere ondernemingen te concurreren. Bedrijven in het MKB kunnen hun efficiëntie verbeteren, een breder klantenbestand bereiken, en medewerker betrokkenheid vergroten, vaak tegen relatief lage investeringen.

• Grootbedrijf

Grotere organisaties gebruiken digitale werkplekken om complexe processen eenduidig te organiseren en regionale / wereldwijde teams te beheren.

De digitale werkplek in specifieke branches

• Gezondheidszorg

In de zorg zijn digitale werkplekken inmiddels onmisbaar, met toepassingen als virtuele afspraken en het beheer van patiëntendossiers op afstand.

Digitale zorgwerkplek

• Woningcorporaties

Voor corporaties is de digitale werkplek bij uitstek het middel om moeiteloos tussen kantoorlocaties en bijvoorbeeld wooncomplexen operationeel te zijn. Medewerkers zijn niet gebonden aan een fysieke werkplek en kunnen efficiënter en slagvaardiger werken.

Digitale corporatiewerkplek

• Onderwijs

Digitale werkplekken sluiten perfect aan bij de opkomst van e-learning en virtuele klaslokalen. Docenten kunnen makkelijker hun lessen voorbereiden en administratietaken minimaliseren.

Hoe werkt een digitale werkplek?

Een digitale werkplek combineert technische infrastructuur, workflow & processen en automatisering & AI.

Infrastructuur

• Cloudservices

Cloudservices bieden schaalbare en flexibele middelen voor applicaties, data-analyse en meer. Ze maken het mogelijk op afstand gegevens op te slaan, te openen en te beheren. Dat optimaliseert samenwerking en werken op afstand.

• Software-as-a-Service (SaaS)

SaaS-platforms bieden beveiliging, schaalbaarheid en toegang tot generieke applicaties als videoconferenties, teamcommunicatie en samenwerkingstools. Maar ook steeds meer software leveranciers met branche of line-of-business specifieke applicaties.

• Maatwerksoftware

Maatwerksoftware integreert naadloos met bestaande systemen en biedt unieke functies die standaardsoftware vaak niet biedt. Dat kan een concurrentievoordeel opleveren. Door gebruik te maken van Private Cloud oplossingen kunnen organisaties dit moeiteloos ontsluiten voor hun medewerkers.

Workflow & processen

• Gedigitaliseerde processen

Digitale werkplekken bieden tools en technologieën om werkprocessen te stroomlijnen, zodat taken sneller en efficiënter worden uitgevoerd.

• Teamwork

Tools voor projectmanagement helpen bij het plannen en monitoren van projecten.

• Feedback

Via digitale werkplektools en -platforms kunnen feedback en beoordelingen continu worden verzameld. Dat bevordert open communicatie en stimuleert een cultuur van verbetering en erkenning.

Automatisering & AI

• Taakautomatisering

AI-gebaseerde tools kunnen routinetaken automatiseren, zoals planning, gegevensinvoer en verschillende aspecten van klantenservice. Zo kunnen medewerkers zich richten op complexere en creatieve activiteiten.

• Gegevensanalyse

AI speelt een grote rol bij het analyseren van grote datasets, het herkennen van trends en het voorspellen van uitkomsten. Dat helpt bedrijven makkelijker datagedreven beslissingen te nemen.

• Betere klantenservice

AI en automatisering kunnen de interactie met klanten verbeteren. Chatbots, virtuele assistenten en geautomatiseerde supportsystemen zorgen voor snelle en efficiënte service en verlagen de werkdruk.

Welke voordelen biedt een digitale werkplek?

De digitale werkplek biedt veel voordelen, zoals betere bedrijfscontinuïteit, stroomlijning van processen en organisatie en positieve werkervaringen voor medewerkers.

Bedrijfscontinuïteit

• Veerkracht

Digitale werkplekken helpen bedrijven zich aan te passen en door te werken, zelfs onder onverwachte omstandigheden. Ze stellen organisaties in staat hun productiviteit en dienstverlening te behouden indien dat op de fysieke locatie moeilijk wordt.

• Crisismanagement

Dankzij de flexibiliteit en snelheid die digitale platforms mogelijk maken, kunnen organisaties in crisistijden snel besluiten nemen en communiceren.

• Kostenbesparing

Een digitale werkplek kan leiden tot besparingen door de noodzaak van grote, inflexibele kantoorruimtes te verminderen. De inzet van cloudoplossingen en SaaS-platforms maakt dure hardware en software minder noodzakelijk en stelt organisaties in staat efficiënter gebruik te maken van mensen en middelen.

Stroomlijning processen

• Marktleiderschap

Met een digitale werkplek kunnen bedrijven hun concurrentiepositie versterken en mogelijk marktaandeel winnen. (Semi-) Publieke organisaties kunnen hun cliënten betere dienstverlening bieden. De digitalisering bevordert innovatie en flexibiliteit, waardoor alle organisaties sneller kunnen reageren op marktontwikkelingen en klantbehoeften.

• Innovatie

Digitale werkplekken maken ruimte voor innovatie door samenwerking makkelijker te maken, ongeacht geografische barrières. Dat stimuleert de verbetering en ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.

Betere werkervaring

• Werk-privébalans

Digitale werkplekken kunnen flexibele werktijden en locaties mogelijk maken. Daarbij is het raadzaam om duidelijk beleid in te richten met een goede balans tussen werk en privé.

• Flexibiliteit

Medewerkers hebben toegang tot essentiële tools en gegevens wanneer en waar ze die nodig hebben. Dat bevordert het gevoel van autonomie en de productiviteit. Teams die zich in verschillende tijdzones bevinden kunnen effectief samenwerken zonder dat iedereen gelijktijdig hoeft te werken.

Wat betekent de digitale werkplek voor talentmanagement?

• Vaardigheidsontwikkeling

Effectief werken in een digitale werkplek vergt continue ontwikkeling van digitale vaardigheden, maar ook soft skills als communicatie, adaptievermogen en samenwerking.

• Kennisdeling

Door digitale werkplekken ontstaan er makkelijker kansen om kennis te delen binnen teams en de bredere organisatie. Met wereldwijde toegang kunnen collega's gebruik maken van elkaars inzichten en is de communicatie eenvoudiger georganiseerd.

• Mogelijkheden voor recruitment

Met gebruik van digitale werkplekken is de locatie van een talentvolle kandidaat minder relevant en kunnen organisaties makkelijker mensen in dienst nemen op basis van vaardigheden.

Voorbeelden van bedrijfstoepassingen

• Wereldwijde samenwerking

Dankzij digitale selfservicetools kunnen internationale teams effectief samenwerken en informatie delen, ongeacht hun locatie. De afhankelijkheid van fysiek contact met centrale IT-organisaties wordt ook verminderd.

• Flexibiliteit voor mobiele medewerkers

Voor medewerkers die voortdurend onderweg zijn, zoals in de buitendienst of de gezondheidszorg, zorgen digitale tools ervoor dat ze altijd toegang hebben tot de juiste real-time informatie en tools. Dat draagt bij aan een snellere taakuitvoering en betere samenwerking met andere teams en het hoofdkantoor.

• Leveranciersportals

Digitale werkplekken kunnen eenvoudig worden uitgebreid tot portals om communicatie en documentbeheer tussen bedrijven en hun leveranciers te stroomlijnen.

• Crisisbeheersing

Tijdens crisissituaties kunnen digitale werkplekken de continuïteit van de bedrijfsvoering waarborgen door teams op afstand verbonden te houden. Daarbij kunnen in geval van security issues, daadkrachtig maatregelen worden genomen en negatieve impact beperkt worden.

• Klantinteractie

Over de hele wereld kunnen teams gebruikmaken van digitale werkplekken om 24/7 ondersteuning te bieden. Klantinteracties kunnen makkelijker worden gepersonaliseerd en eenduidig vastgelegd.

Wat levert de digitale werkplek organisaties op?

• Betere samenwerking en communicatie

De digitale werkplek helpt kennisdeling, eenduidige communicatie en teamwerk te bevorderen. Medewerkers kunnen realtime samenwerken en documenten en projecten eenvoudig delen.

• Flexibiliteit

Digitale werkplekken helpen organisaties zich snel aan te passen aan veranderingen in de markt en klantbehoeften. Dankzij digitale tools kunnen bedrijven sneller beslissingen nemen en implementeren.

• Datagedreven besluitvorming

Digitale werkplekken bieden direct toegang tot betrouwbare data. Deze data helpt organisaties beter onderbouwde, strategische keuzes te maken en hun diensten en producten nauwkeuriger af te stemmen op de marktvraag.

• Zelfredzaamheid

Digitale werkplekken geven medewerkers snel toegang tot informatie en bronnen, zodat zij zelfstandig problemen kunnen oplossen en hun werk kunnen organiseren op een manier die bij hun behoeften past.

Wat zijn belangrijke aandachtspunten?

• Toegangscontrole

Het is essentieel om de toegang tot digitale werkplekken te beveiligen met identiteitsbeheer en rolgebaseerde toegang. Single Sign-On (SSO) kan hierbij helpen door het proces te vereenvoudigen.

• Cybersecurity

Digitale werkplekken zijn afhankelijk zijn van cloudservices en mogelijk een uitgebreid aanbod van verschillende SaaS platforms. Daarom is cyberbeveiliging van cruciaal belang. Zorg voor sterke beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, multifactorauthenticatie (MFA) en regelmatige beveiligingsaudits.

IT Security van Previder

• Automatisering

Door repetitieve taken te automatiseren met behulp van AI, geef je gebruikers meer ruimte om zich op waardevolle projecten te richten.

• Optimalisering

Vergroot het het succes van je digitale werkplekstrategie door vooraf doelen te stellen en vervolgens relevante KPI’s en metrics bij te houden. Hiermee houd je een vinger aan de pols. Verzamel daarnaast continu feedback van gebruikers en integreer verbetersuggesties waar mogelijk.

• Betrouwbaarheid

Bij het kiezen van digitale werkpleksoftware is het belangrijk om robuuste, bewezen oplossingen te kiezen die productiviteit van je organisatie ondersteunt. Daarnaast draagt een positieve gebruikerservaring bij aan de betrouwbaarheidsperceptie en een optimale proces-governance te realiseren.

Welke trends zien we rond de digitale werkplek?

• Artificial Intelligence (AI)

AI wordt steeds vaker gebruikt in digitale werkplekken, bijvoorbeeld via chatbots die serviceprocessen ondersteunen voor klanten en medewerkers. Zo hebben we bij Previder een chatbot die onze accountmanagers makkelijk kunnen gebruiken als ze CRM goed willen gebruiken. Ook wordt AI gebruikt om gebruiksdata te analyseren voor strategische inzichten en daarmee een optimale inrichting mogelijk te maken. En met steeds complexere taken en uitgebreidere data-analyses kunnen werkprocessen verder verbeterd worden met AI.

• Geïntegreerde automatiseringstools

Dankzij automatisering over de verschillende applicaties en toepassingen kunnen gebruikers meldingen ontvangen over procesupdates en taken direct uitvoeren. RPA (Robotic Process Automation) of softwarebots nemen repetitieve taken over, zoals gegevensinvoer en factuurverwerking. Dat bevordert de efficiëntie.

• Integratie van applicaties en gegevens

Door applicaties en gegevens te integreren voor projectmanagement, communicatie en samenwerking, wordt toegang tot informatie gestroomlijnd. Dat zorgt voor consistentie en up-to-date gegevens vanuit een centrale plek. Medewerkers besparen kostbare tijd met minder ergernis over een complex zoekproces.