Mijande Wonen
Werken waar je nodig bent: de cloud maakt het mogelijk
Franca van der Veer, manager bedrijfsvoering bij Mijande Wonen, vertelt hoe het project (met de toepasselijke naam ‘Werkplek 365’) tot stand kwam. “Concrete aanleiding was dat het contract met onze toenmalige IT-aanbieder op zijn eind liep. Op dat moment zijn we ons gaan beraden op onze wensen en de vragen die we in een nieuwe aanbesteding aan de orde zouden willen stellen. Voor ons is het vooral heel belangrijk om overal te kunnen werken. Werken waar je nodig bent, noemen we dat. Of onze medewerkers nu op kantoor, thuis of bij huurders op locatie zijn, ze moeten goed gefaciliteerd en veilig hun werk kunnen doen.”'
De keuze voor Previder
Richard Pieksma, die Mijande Wonen ondersteunt als informatiemanager, gaf leiding aan het project. “Een aantal jaren terug is er in het kader van een nieuw ondernemingsplan een informatiebeleidsplan opgesteld. Eén van de dingen die daarin is vastgelegd, is dat we willen werken met standaarden, zoals die van Microsoft. Op grond daarvan zijn we op zoek gegaan naar een leverancier die onze gedroomde werkplek kon realiseren. Dat is uiteindelijk Previder geworden. Een belangrijke reden voor die keuze was dat we een partij wilden die de werkplek niet alleen technisch goed kon neerzetten, maar er ook voor kon zorgen dat mensen er goed mee kunnen werken en het liefste de nieuwe werkplek echt omarmen. Op dat punt – adoptie – had Previder het beste verhaal. De meeste IT-bedrijven zijn prima in staat om een project in technisch opzicht perfect te realiseren, maar in de zachte kant, het menselijke aspect, zijn ze niet allemaal even sterk. En Previder had goede referenties, dat heeft ook een rol gespeeld.” Franca vult aan: “We hebben vooraf diverse interviews gehad met medewerkers van Previder die de uitvoering van het project zouden verzorgen. In die gesprekken merkten we direct al dat we elkaar goed begrepen. Er was echt een klik.”
Complex en ingrijpend
Richard vat kort samen wat het project in technisch opzicht behelst: “We hebben de IT-omgeving helemaal van scratch af aan opnieuw opgebouwd en zijn ook overgestapt naar een andere hostingprovider. We gingen van Citrix naar een compleet nieuwe workspace, met een heel andere interface. Alle applicaties hebben we in de cloud gezet. Het netwerk hebben we compleet opnieuw laten inrichten, met als complicerende factor dat we van twee vestigingen verhuisden naar één centrale kantoorlocatie. Al met al was het een complex en ingrijpend project, met veel veranderingen voor de medewerkers. Daarom was dat adoptietraject ook zo belangrijk.”
Adoptietraject
Communicatieadviseur Judith Pohlmann, die in het kader van het project Werkplek 365 de rol van verandermanager op zich nam, vindt dat het adoptietraject vanuit Previder goed is aangepakt. “We hebben mooie gesprekken gehad om samen de beste oplossingen te kiezen. Daarbij hebben we aan de hand van een formulier de digitale vaardigheden van de collega’s in kaart gebracht, zodat we iedereen de aandacht kunnen geven die hij of zij nodig heeft. Vanuit ieder team is er een ambassadeur als aanspreekpunt voor de collega’s. Verder hebben we diverse informatiesessies en vragenuurtjes georganiseerd en een enquête gehouden om te evalueren en te vragen waar de behoefte nog ligt. Na de zomervakantie gaan we trainingen en verdiepingssessies organiseren. Wat mij betreft was het een mooi project, waarin we in korte tijd veel hebben gerealiseerd.”
"Toen het project was afgerond, vonden we dat bijna jammer"
Betrokken en verantwoordelijk
Over de samenwerking met Previder is Richard zeer te spreken. “Ze hebben een methodische, gestructureerde aanpak en werken volgens een goed onderbouwd technisch ontwerp en een gedegen plan van aanpak, met documentatie die op orde is. Dat zag je terug in de uitvoering van het project: alle mijlpalen zijn gehaald, alle afspraken over kosten en kwaliteit zijn nagekomen. Daaraan zie je dat Previder een partij is die veel ervaring in huis heeft. En iedereen voelde zich betrokken en verantwoordelijk. Ik heb nog geregeld contact met ze en dat gaat op een vertrouwde en persoonlijke manier.”
Openhartig en eerlijk
Judith deelt Richards enthousiasme. “Ik heb de samenwerking als heel prettig ervaren. Zoals we met elkaar werkten aan het project voelde het alsof de medewerkers van Previder collega’s van ons waren. De lijnen waren kort, we konden elkaar makkelijk en snel vinden. Toen het project was afgerond, vonden we dat bijna jammer.” Franca knikt instemmend. “Ik heb het net zo ervaren als Judith. Wat ik ook fijn vond, was dat we heel openhartig en eerlijk tegen elkaar waren. In de afrondende fase van het project hebben we ook allemaal reflecterend vermogen getoond; wat ging er goed en wat hebben we kunnen leren voor een volgende keer? We hebben hard gewerkt maar ook veel lol gehad samen. De week van de livegang waren er ook veel mensen van Previder en Winvision bij ons op locatie om de gebruikers te ondersteunen. Dat pakten ze heel laagdrempelig, geduldig en respectvol aan. Heel nuttig, want er waren medewerkers die die maandag met buikpijn naar het werk gingen. Alleen al de aanwezigheid van al die deskundigen werkte geruststellend.”
Vrijheid en veiligheid
Gevraagd naar de grote winst die de nieuwe omgeving Mijande Wonen oplevert, hoeft Franca niet lang na te denken. “Dat is de vrijheid voor de medewerkers. Het is gewoon heerlijk dat je met je laptopje overal veilig kunt gaan zitten werken, met een oplossing die overal en altijd hetzelfde functioneert. Dat geeft een nieuwe dimensie aan werken waar je nodig bent.”
Meer weten over onze IT oplossingen voor corporaties? Bekijk het hier!