Fusieorganisatie Levvel maakte van drie IT-omgevingen één, met een focus op een fijne werkomgeving voor de 2000 (zorg)medewerkers

Na een fusie van drie zorgorganisaties, is Levvel uitgegroeid tot een organisatie met 2000 medewerkers over ongeveer 100 locaties, waarvan een aantal grotere kantoren en regiolocaties. Vanuit deze locaties en haar groepen en gezinshuizen, helpt Levvel kinderen, jongeren en (pleeg)gezinnen in lastige situaties weer op weg. Sinds medio 2020 is Levvel ontstaan uit een fusie, wat uitdagingen met zich meebracht op IT-gebied. Van meerdere IT-omgevingen moest Levvel naar één toekomstbestendige IT-omgeving met een prettige digitale werkplek voor alle medewerkers. Een complex geheel, waaraan Previder en partner Liquit een mooie bijdrage konden leveren. Over dit proces spraken we met Klaas Veerman, Directielid Bedrijfsvoering met verantwoordelijkheid over ICT en Informatiemanagement bij Levvel, en André Stokkingreef, accountmanager bij Previder Zorg.

De complexiteit van een fusie

“Levvel is ontstaan vanuit een fusie van drie organisaties”, vertelt Veerman. “We helpen jongeren en gezinnen die tijdelijk zorg of hulp nodig hebben en leveren daarbij opvoedkundige ondersteuning en op jeugd gerichte geestelijke gezondheidszorg, zowel op eigen locaties als op scholen en in thuissituaties. We doen dat in Amsterdam en omliggende regio’s. Sommige voorzieningen worden ook landelijk gebruikt. Bijvoorbeeld onze programma's voor eet- of angststoornissen. Dat we een fusie zijn van jeugd- en opvoedhulp en van jeugd-GGZ, is iets wat ons uniek maakt. Die twee werelden komen in de praktijk vaak samen en zo schakelen we makkelijker tussen zorgprofessionals rondom een gezin. Zo werken we in één dossier. Dat is goed voor de gezinnen en jongeren. Maar achter deze fusiewens zit een enorme IT-complexiteit, die voor velen niet zichtbaar is. We hadden drie verschillende ICT-omgevingen en -processen. Als daartussen gecommuniceerd moest worden, dan waren daarvoor moeilijk te beheren oplossingen gebouwd. Dat zorgt voor druk op de organisatie. Het was dus duidelijk dat we iets neer moesten zetten wat weer goed te beheren is, voldoet aan moderne wensen en meer functionaliteit biedt voor onze gebruikers. Eén Levvel: één IT-omgeving,” vertelt Veerman. Stokkingreef vertelt wat meer over hoe de situatie eruitzag. “We zagen dat de ene organisatie al wat verder was op IT-gebied en bijvoorbeeld in de Microsoft Cloud draaide met Office 365 en Teams. Terwijl de andere organisatie nog werkte met eigen hardware op locatie. De derde organisatie had weer een mix van beide. Dat werkt natuurlijk niet. Agenda’s konden niet gedeeld worden, er kon niet samengewerkt worden in mappen, medewerkers hadden soms drie e-mailadressen om toegang tot de juiste data en systemen te krijgen, data stond op meerdere plekken en medewerkers moesten continu schakelen tussen verschillende applicaties en systemen, waarin ze telkens moesten in- en uitloggen.”

Zoektocht naar de IT-partner die zo’n complex traject durft aan te pakken

Het was duidelijk dat er werk aan de winkel was na de fusie en de tijdelijke oplossingen die hierbij ontstonden. “We hadden al goed beschreven wat we wilden in een functioneel ontwerp”, vertelt Veerman. “Met een adviseur hebben we gekeken welke IT-partijen dit zouden kunnen, want dat zijn er niet veel. Het vraagstuk hebben we uitgezet bij die partijen en de antwoorden hebben we getoetst. Sluit het voorstel aan op wat wij beschreven hebben? Daarnaast vonden we het belangrijk dat de IT-partij aan de standaard voldoet, ons vertrouwen geeft dat ze het kunnen en een goede prijs hebben. Uiteindelijk kwam, van de drie partijen met wie we een intensief selectietraject doorliepen, Previder als beste uit de bus.” Stokkingreef vult aan: “Het samenbrengen van drie verschillende IT-landschappen naar één nieuw landschap, is echt een uitdaging. Veel partijen vinden dat lastig. Wij durfden dat aan, maar ik ben heel eerlijk dat dit een intensief traject was. Het heeft wat bloed, zweet en tranen gekost om te komen waar we nu zijn.” Een extra uitdaging hierin, was dat het startpunt van het traject middenin de corona-tijd plaatsvond. Veerman: “Iedereen werkte toen thuis, dat is pittig in zo’n traject. We hebben wel eens een stevig gesprek over de samenwerking gevoerd, maar we kwamen wel in de goede modus terecht en het project vorderde goed. Er waren uitdagingen, maar samen bedachten we daar weer oplossingen voor. Samenwerken is gewoon belangrijk in dit soort trajecten, daarom besloten we vaker als projectteam vanuit Levvel en Previder bij elkaar te zitten. Soms was dat zelfs dagelijks.”