Woraus besteht ein digitaler Arbeitsplatz?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Online-IT-Umgebung, die Mitarbeiter und Geschäftsprozesse zusammenbringt, um optimale Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität zu erreichen. Der digitale Arbeitsplatz umfasst die technologische Infrastruktur, die Arbeitskultur und - nicht unwesentlich - den Übergang zu einer virtuellen Arbeitsumgebung.

• Technologische Infrastruktur

Die technologische Infrastruktur umfasst Elemente wie Daten, Prozesse, Inhalte, Anwendungen, Analysen, Benutzerverwaltung und Sicherheit. Zusammen ermöglichen diese Funktionen die Fernarbeit und die Zusammenarbeit in Echtzeit. Außerdem tragen sie zu einer einheitlichen und sicheren Datenverwaltung bei.

Infrastruktur als Dienstleistung (IaaS)

• Arbeitskultur

Digitale Arbeitsplätze fördern eine Kultur, die auf Flexibilität, Selbstbestimmung und kontinuierliches Lernen ausgerichtet ist. Dadurch erhalten die Mitarbeiter mehr Autonomie, um ihre Arbeit unabhängig zu organisieren und ihre Ziele entschlossen zu erreichen.

• Überleitung

Mit einem digitalen Arbeitsplatz verliert das physische Büro seine Rolle als primäres Arbeitszentrum. Der virtuelle Raum ist für viele Arbeitnehmer ein zentraler Bestandteil ihrer Arbeitserfahrung. Dies erfordert sowohl von den Arbeitnehmern als auch von den Arbeitgebern ein hohes Maß an digitalen Kenntnissen und Flexibilität. Es ist wichtig, die richtige Einstellung zu schaffen, damit dieser Übergang gelingt.

Was sind die Kernfunktionen eines digitalen Arbeitsplatzes?

• Aus der Ferne arbeiten

Der digitale Arbeitsplatz macht die Fernarbeit flexibler und effektiver. Durch die Integration von Technologien, Kollaborationsplattformen und Cloud-Lösungen können die Mitarbeiter ihre Arbeit überall erledigen. Durch die Cybersicherheit schützt der digitale Arbeitsplatz auch sensible Informationen und die Privatsphäre.

• Kommunikation und Zusammenarbeit

Der digitale Arbeitsplatz bietet cloudbasierte Plattformen mit Zugang zu Instant Messaging, Videokonferenzen und sozialen Netzwerken. Teammitglieder können in Echtzeit an Dokumenten arbeiten und Projekte verwalten. So können Teams unabhängig von ihrem Standort als Einheit agieren und gemeinsame Ziele verfolgen.

• Automatisierung

Am digitalen Arbeitsplatz können Routineaufgaben, wie die Planung von Besprechungen und die Verwaltung von Arbeitsabläufen, von Software übernommen werden. Die integrierte Automatisierung steigert die Effizienz und verschafft den Mitarbeitern mehr Freiraum, um sich auf strategische und kreative Aufgaben zu konzentrieren.

• Flexibilität für unterwegs

Digitale Arbeitsplätze unterstützen mobile Mitarbeiter, z. B. Außendiensttechniker oder ambulante Pflegedienste. Über einen digitalen Arbeitsplatz haben sie sofortigen Zugriff auf benötigte Informationen und können ihre Arbeitsaufträge über ihren Laptop, ihr Tablet, ihr Handy oder ein anderes Gerät aktualisieren.

Welche Arten von digitalen Arbeitsplätzen gibt es?

Welche Art von digitalem Arbeitsplatz ist am besten geeignet? Das hängt von der Funktion des Arbeitsplatzes sowie von der Größe und Komplexität der Organisation ab.

Verschiedene Funktionen

• Vollständig ferngesteuert

Der Erfolg von vollständig digitalisierten Remote-Arbeitsplätzen hängt in hohem Maße von digitalen Kommunikationswerkzeugen und Plattformen für die Zusammenarbeit ab. In diesem Zusammenhang sind die Leistung der Kernanwendungen und der sichere Zugang zu zuverlässigen Daten entscheidend.

• Hybride

Ein hybrider Arbeitsplatz kombiniert Fernarbeit mit Büroarbeit. Dieses Modell ist bei Unternehmen beliebt, die Flexibilität bieten, aber auch physische Räume für persönliche Interaktion, Besprechungen und andere Zusammenkünfte beibehalten wollen.

Umfang und Komplexität

• Startups

Start-ups entscheiden sich oft für digitale Arbeitsplätze, weil sie flexibel sind und die Kosten überschaubar. Sie können von der Skalierbarkeit und Flexibilität digitaler Tools profitieren, die es ihnen ermöglichen, zu wachsen und sich schnell anzupassen.

• KMU

Für KMU bieten digitale Arbeitsplätze die Möglichkeit, flexibel zu bleiben und leichter mit größeren Unternehmen zu konkurrieren. KMU können ihre Effizienz verbessern, einen breiteren Kundenstamm erreichen und das Engagement ihrer Mitarbeiter steigern - und das oft mit relativ geringen Investitionen.

• Großes Unternehmen

Größere Unternehmen nutzen digitale Arbeitsbereiche, um komplexe Prozesse zu vereinheitlichen und regionale/globale Teams zu verwalten.

Der digitale Arbeitsplatz in bestimmten Branchen

• Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen sind digitale Arbeitsplätze mit Anwendungen wie virtuellen Terminen und der Fernverwaltung von Patientenakten nicht mehr wegzudenken.

Digitaler Arbeitsplatz im Gesundheitswesen

• Wohnungsbaugesellschaften

Für Unternehmen ist der digitale Arbeitsplatz das Werkzeug schlechthin, um mühelos zwischen Bürostandorten und z. B. Wohnkomplexen zu wechseln. Die Mitarbeiter sind nicht an einen physischen Arbeitsplatz gebunden und können effizienter und zielgerichteter arbeiten.

Arbeitsplatz im digitalen Unternehmen

• Bildung

Digitale Arbeitsplätze sind die perfekte Ergänzung zum Aufschwung des E-Learnings und der virtuellen Klassenzimmer. Die Lehrkräfte können ihren Unterricht leichter vorbereiten und die Verwaltungsaufgaben minimieren.

Wie funktioniert ein digitaler Arbeitsplatz?

Ein digitaler Arbeitsplatz kombiniert technische Infrastruktur, Arbeitsabläufe und Prozesse sowie Automatisierung und KI.

Infrastruktur

• Cloud-Dienste

Cloud-Dienste bieten skalierbare und flexible Ressourcen für Anwendungen, Datenanalysen und mehr. Sie ermöglichen die Speicherung, den Zugriff und die Verwaltung von Daten aus der Ferne. Dies optimiert die Zusammenarbeit und das Arbeiten aus der Ferne.

• Software-as-a-Service (SaaS)

SaaS-Plattformen bieten Sicherheit, Skalierbarkeit und Zugang zu allgemeinen Anwendungen wie Videokonferenzen, Teamkommunikation und Tools für die Zusammenarbeit. Aber auch immer mehr Software-Anbieter mit branchen- oder unternehmensspezifischen Anwendungen.

• Benutzerdefinierte Software

Maßgeschneiderte Software lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und bietet einzigartige Funktionen, die Standard-Software oft nicht hat. Dies kann einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Durch den Einsatz von Private-Cloud-Lösungen können Unternehmen diesen Vorteil mühelos für ihre Mitarbeiter erschließen.

Arbeitsabläufe & Prozesse

• Digitalisierte Prozesse

Digitale Arbeitsplätze bieten Werkzeuge und Technologien zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen, damit Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden können.

• Teamarbeit

Projektmanagement-Tools helfen bei der Planung und Überwachung von Projekten.

• Rückmeldung

Mit Hilfe digitaler Arbeitsplatz-Tools und -Plattformen können Feedback und Bewertungen kontinuierlich gesammelt werden. Dies fördert die offene Kommunikation und eine Kultur der Verbesserung und Anerkennung.

Automatisierung & KI

• Automatisierung von Aufgaben

KI-basierte Tools können Routineaufgaben wie Terminplanung, Dateneingabe und verschiedene Aspekte des Kundendienstes automatisieren. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf komplexere und kreativere Tätigkeiten konzentrieren.

• Analyse der Daten

KI spielt eine große Rolle bei der Analyse großer Datensätze, der Erkennung von Trends und der Vorhersage von Ergebnissen. Dies hilft Unternehmen, datengestützte Entscheidungen leichter zu treffen.

• Bessere Kundenbetreuung

KI und Automatisierung können die Kundeninteraktion verbessern. Chatbots, virtuelle Assistenten und automatisierte Supportsysteme bieten schnellen und effizienten Service und verringern die Arbeitsbelastung.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitsplatz?

Der digitale Arbeitsplatz bietet viele Vorteile, darunter eine bessere Geschäftskontinuität, die Rationalisierung von Prozessen und Organisation sowie positive Arbeitserfahrungen für die Mitarbeiter.

Geschäftskontinuität

• Widerstandsfähigkeit

Digitale Arbeitsplätze helfen Unternehmen, sich anzupassen und auch unter unerwarteten Umständen weiterzuarbeiten. Sie ermöglichen es Organisationen, Produktivität und Service aufrechtzuerhalten, wenn dies am physischen Standort schwierig wird.

• Krisenmanagement

Dank der Flexibilität und Schnelligkeit, die digitale Plattformen bieten, können Unternehmen in Krisenzeiten schnell Entscheidungen treffen und kommunizieren.

• Kosteneinsparungen

Ein digitaler Arbeitsplatz kann zu Einsparungen führen, indem er den Bedarf an großen, unflexiblen Büroräumen reduziert. Der Einsatz von Cloud-Lösungen und SaaS-Plattformen verringert den Bedarf an teurer Hardware und Software und ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter und Ressourcen effizienter einzusetzen.

Rationalisierung der Prozesse

• Marktführerschaft

Mit einem digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen ihre Wettbewerbsposition stärken und möglicherweise Marktanteile gewinnen. (Halb-)Öffentliche Einrichtungen können ihren Kunden bessere Dienstleistungen anbieten. Die Digitalisierung fördert Innovation und Flexibilität und ermöglicht es allen Organisationen, schneller auf Marktentwicklungen und Kundenbedürfnisse zu reagieren.

• Innovation

Digitale Arbeitsplätze schaffen Raum für Innovation, indem sie die Zusammenarbeit unabhängig von geografischen Barrieren erleichtern. Dies fördert die Verbesserung und Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen.

Bessere Arbeitserfahrung

• Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben

Digitale Arbeitsplätze können flexible Arbeitszeiten und -orte ermöglichen. Dabei ist es ratsam, klare Richtlinien mit einer guten Work-Life-Balance festzulegen.

• Flexibilität

Die Mitarbeiter haben Zugang zu wichtigen Werkzeugen und Daten, wann und wo sie sie brauchen. Dies fördert das Gefühl von Autonomie und Produktivität. Teams, die sich in verschiedenen Zeitzonen befinden, können effektiv zusammenarbeiten, ohne dass alle gleichzeitig arbeiten müssen.

Was bedeutet der digitale Arbeitsplatz für das Talentmanagement?

• Entwicklung von Fertigkeiten

Effektives Arbeiten an einem digitalen Arbeitsplatz erfordert die kontinuierliche Entwicklung digitaler Fähigkeiten, aber auch von Soft Skills wie Kommunikation, Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit.

• Austausch von Wissen

Digitale Arbeitsplätze schaffen einfachere Möglichkeiten, Wissen innerhalb von Teams und der gesamten Organisation zu teilen. Durch den globalen Zugang können die Kollegen die Erkenntnisse der anderen nutzen und die Kommunikation ist einfacher zu organisieren.

• Einstellungsmöglichkeiten

Durch den Einsatz digitaler Arbeitsplätze ist der Standort eines talentierten Bewerbers weniger wichtig, und Unternehmen können leichter Mitarbeiter aufgrund ihrer Fähigkeiten einstellen.

Beispiele für Geschäftsanwendungen

• Globale Zusammenarbeit

Digitale Self-Service-Tools ermöglichen es internationalen Teams, unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Die Abhängigkeit von physischen Kontakten mit zentralen IT-Organisationen wird ebenfalls verringert.

• Flexibilität für mobile Mitarbeiter

• Lieferantenportale

Digitale Arbeitsplätze können leicht zu Portalen ausgebaut werden, um die Kommunikation und das Dokumentenmanagement zwischen Unternehmen und ihren Zulieferern zu optimieren.

• Krisenmanagement

In Krisenzeiten können digitale Arbeitsplätze die Kontinuität des Geschäftsbetriebs gewährleisten, indem sie die Teams aus der Ferne miteinander verbinden. Im Falle von Sicherheitsproblemen können entscheidende Maßnahmen ergriffen und negative Auswirkungen verringert werden.

• Interaktion mit dem Kunden

Auf der ganzen Welt können Teams digitale Arbeitsplätze nutzen, um rund um die Uhr Support zu leisten. Kundeninteraktionen lassen sich leichter personalisieren und eindeutig aufzeichnen.

Was bringt der digitale Arbeitsplatz den Unternehmen?

• Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Der digitale Arbeitsplatz fördert den Wissensaustausch, die einheitliche Kommunikation und die Teamarbeit. Die Mitarbeiter können in Echtzeit zusammenarbeiten und Dokumente und Projekte problemlos gemeinsam nutzen.

• Flexibilität

Digitale Arbeitsplätze helfen Unternehmen, sich schnell an Veränderungen des Marktes und der Kundenbedürfnisse anzupassen. Digitale Werkzeuge ermöglichen es Unternehmen, Entscheidungen schneller zu treffen und umzusetzen.

• Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Digitale Arbeitsplätze bieten sofortigen Zugang zu zuverlässigen Daten. Diese Daten helfen Unternehmen, fundiertere, strategische Entscheidungen zu treffen und ihre Dienstleistungen und Produkte besser auf die Marktnachfrage abzustimmen.

• Eigenständigkeit

Digitale Arbeitsplätze ermöglichen den Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf Informationen und Ressourcen, so dass sie Probleme selbständig lösen und ihre Arbeit nach ihren Bedürfnissen organisieren können.

Was sind wichtige Schwerpunktbereiche?

• Zugangskontrolle

Es ist wichtig, den Zugang zu digitalen Arbeitsbereichen durch Identitätsmanagement und rollenbasierten Zugang zu sichern. Single Sign-On (SSO) kann dabei helfen, indem es den Prozess vereinfacht.

• Cybersecurity

Digitale Arbeitsplätze stützen sich auf Cloud-Dienste und möglicherweise auf eine breite Palette verschiedener SaaS-Plattformen. Daher ist die Cybersicherheit entscheidend. Sorgen Sie für starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und regelmäßige Sicherheitsaudits.

IT Security von Previder

• Automatisierung

Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mithilfe von KI schaffen Sie für die Benutzer mehr Raum, um sich auf wertvolle Projekte zu konzentrieren.

• Optimierung

Steigern Sie den Erfolg Ihrer Strategie für den digitalen Arbeitsplatz, indem Sie sich im Voraus Ziele setzen und dann relevante KPIs und Metriken verfolgen. So behalten Sie den Finger am Puls der Zeit. Holen Sie außerdem kontinuierlich Feedback von den Nutzern ein und integrieren Sie nach Möglichkeit Verbesserungsvorschläge.

• Verlässlichkeit

Bei der Auswahl von Software für den digitalen Arbeitsplatz ist es wichtig, robuste, bewährte Lösungen zu wählen, die die Produktivität Ihres Unternehmens unterstützen. Darüber hinaus trägt eine positive Benutzererfahrung zur Wahrnehmung der Zuverlässigkeit und einer optimalen Prozesssteuerung bei.

Welche Trends sehen wir in Bezug auf den digitalen Arbeitsplatz?

• Künstliche Intelligenz (KI)

KI wird zunehmend in digitalen Arbeitsumgebungen eingesetzt, zum Beispiel durch Chatbots, die Serviceprozesse für Kunden und Mitarbeiter unterstützen. Bei Previder haben wir zum Beispiel einen Chatbot, den unsere Kundenbetreuer einfach nutzen können, wenn sie CRM richtig einsetzen wollen. KI wird auch eingesetzt, um Nutzungsdaten für strategische Erkenntnisse zu analysieren und eine optimale Einrichtung zu ermöglichen. Und bei immer komplexeren Aufgaben und umfangreicheren Datenanalysen können Arbeitsabläufe mit KI weiter verbessert werden.

• Integrierte Automatisierungswerkzeuge

Die anwendungsübergreifende Automatisierung ermöglicht es Nutzern, Benachrichtigungen über Prozessaktualisierungen zu erhalten und Aufgaben sofort auszuführen. RPA (Robotic Process Automation) oder Software-Bots übernehmen sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe und die Rechnungsbearbeitung. Dies fördert die Effizienz.

• Integration von Anwendungen und Daten

Durch die Integration von Anwendungen und Daten für Projektmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit wird der Zugang zu Informationen optimiert. Dadurch werden Konsistenz und Aktualität der Daten von einem zentralen Ort aus gewährleistet. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und ärgern sich weniger über einen komplexen Suchprozess.